dsforce Anforderungsworkshop

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Ausgangslage & Ziele

Warum lokale KI, was soll sie wirtschaftlich bewirken, wer entscheidet.

Branche und Unternehmensgröße

Hauptgründe für eine lokale KI-Lösung (Mehrfachauswahl)

Datenschutz & Datensouveränität IP- / Know-how-Schutz Vorgaben eigener Kunden Betriebsrat / Belegschaft Kostenkontrolle Offline-Fähigkeit Unkontrollierte KI-Nutzung ablösen

Welche drei Prozesse kosten heute am meisten Zeit oder Nerven?

Woran messen Sie in 6 Monaten, ob sich das Projekt gelohnt hat?

Zeithorizont für den Produktivstart

unter 3 Monate 3–6 Monate 6–12 Monate noch offen

Stakeholder: Wer entscheidet, wer muss eingebunden werden? (GF, IT, Datenschutzbeauftragter, Betriebsrat, Fachbereiche)

Anwendungsfälle & Nutzer

Gewünschte Anwendungsfälle (Mehrfachauswahl)

Wissensassistent auf Firmendaten Dokumentenanalyse / Datenextraktion E-Mail- & Angebotsentwürfe Meeting-Protokolle Berichte & Dokumentation Übersetzung Interner Support-Chatbot Kunden-Chatbot Qualitätsprüfung / Normen

Nutzergruppen und ungefähre Anzahl

Gleichzeitige aktive Nutzer (Spitze)

1–5 5–20 20–50 über 50

Arbeitsumgebung der Nutzer (Mehrfachauswahl)

Büro-PC Produktion / Werkstatt Außendienst / mobil Homeoffice

Informationsinput & Datenquellen

Die Qualität des Systems steht und fällt mit den Quellen – hier entstehen Aufwand und Berechtigungsfragen.

Welche Datenquellen sollen angebunden werden? (Mehrfachauswahl)

Wichtigste Dateiformate (Mehrfachauswahl)

Geschätztes Datenvolumen

< 50 GB 50–500 GB 0,5–5 TB > 5 TB

Aktualisierung der Inhalte

weitgehend statisch täglich / wöchentlich laufend / möglichst live

Enthalten die Quellen personenbezogene oder besonders schützenswerte Daten? (Personal, Gesundheit, Bewerbungen)

Ja Nein Unklar – gemeinsam prüfen

Müssen bestehende Zugriffsrechte aus den Quellsystemen übernommen werden? (Wer im Fileserver nichts sehen darf, darf es auch per KI nicht finden)

Ja, 1:1 übernehmen Vereinfachtes Rollenmodell reicht Alle dürfen alles sehen

Notizen zu Datenlage und Datenqualität

Benutzeroberfläche & UX

Wie sollen die Nutzer auf das System zugreifen? (Mehrfachauswahl)

Bevorzugte Interaktionsform (Mehrfachauswahl)

Sind Quellenangaben zu jeder Antwort Pflicht? (Klick öffnet Originaldokument)

Ja, Pflicht Wünschenswert Nicht nötig

Benötigte Sprachen (Oberfläche und Antworten)

Feedback- und Korrekturmechanismus gewünscht? (Bewertung von Antworten, Meldung falscher Inhalte)

Ja Spätere Ausbaustufe Nein

Anforderungen an Einfachheit und Schulung

KI-Modell & Qualität

Aufgabenprofil des Modells (Mehrfachauswahl)

Frage-Antwort auf Dokumente Textgenerierung (Briefe, Angebote) Zusammenfassung langer Dokumente Strukturierte Extraktion (Felder) Klassifikation / Sortierung Bildverständnis / OCR

Qualität vs. Geschwindigkeit – was zählt mehr?

Tempo entscheidendBeste Qualität entscheidend

Erwartete Antwortzeit

Sofort (< 3 s) Bis 15 s ok Auch Batch / über Nacht ok

Wie kritisch sind Fehler in den Antworten?

Unkritisch – nur Entwürfe Mitarbeiter prüft jedes Ergebnis Hochkritisch (Normen, Sicherheit, Recht)

Gibt es Fachsprache oder Spezialwissen, das ein Standardmodell nicht kennt?

Infrastruktur & Betrieb

Wo soll das System laufen?

On-Premises im eigenen Haus Dedizierter EU-Server (gehostet) Hybrid Offen – Beratung gewünscht

Vorhandene Infrastruktur (Serverraum, Virtualisierung, GPU, USV)

Wer betreibt und wartet das System?

dsforce mit Wartungsvertrag Eigene IT nach Einweisung Bestehender IT-Dienstleister

Ist Fernwartung durch dsforce zulässig?

Ja Nur nach Freigabe im Einzelfall Nein, nur vor Ort

Verfügbarkeitsanforderung

Bürozeiten Schichtbetrieb 24/7

Ausfalltoleranz

Stunden ok Max. 1 Arbeitstag Geschäftskritisch

Backup-, Update- und Monitoring-Anforderungen

Integration & Schnittstellen

Anmeldung der Nutzer

Active Directory / LDAP Entra ID / SSO Eigene Benutzerverwaltung Offen

Welche Systeme sollen mittelfristig angebunden werden? (ERP, CRM, DMS – mit Produktnamen)

Wird eine API für eigene Anwendungen benötigt?

Ja, von Anfang an Später denkbar Nein

Ausgabe- und Exportformate (Mehrfachauswahl)

Datenschutz, Sicherheit & Compliance

Die Detailprüfung machen wir gemeinsam anhand der dsforce KI-Compliance-Checkliste – hier nur die projektbestimmenden Punkte.

Datenschutzbeauftragter vorhanden?

Intern Extern Nein

Betriebsrat vorhanden?

Ja Nein

Zertifizierungs- und Kundenvorgaben (Mehrfachauswahl)

Besondere Schutzbedarfe und rote Linien

Im Anschluss an den Workshop gehen wir gemeinsam die dsforce KI-Compliance-Checkliste durch: Auftragsverarbeitung, Rechtsgrundlagen, DSFA-Schwellwertanalyse, KI-Kennzeichnung Art. 50 KI-VO und Betriebsratsbeteiligung § 87 BetrVG.

Priorisierung & nächste Schritte

Must-have – ohne das kein Projekt

Should-have – wichtig, aber verschiebbar

Could-have – spätere Ausbaustufen

Ausdrücklich nicht Teil des Projekts (Won’t)

Pilotbereich und Pilotnutzer für die erste Ausbaustufe

Fragen an dsforce / Anmerkungen

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